MENGGUNAKAN LAYANAN SURAT ELEKTRONIK

MENGGUNAKAN LAYANAN SURAT ELEKTRONIK (E-MAIL)

            Surat elektronik (e-mail) merupakan alat komunikasi yang murah dan cepat. Sebuah e-mail dikirim melalui protocol komunikasi POP (Post Office Protokol)atau SMTP (Simple Mail Transfer Protokol). Alamat e-mail bias didapatkan melalui situs – situs di internet maupun melalui ISP yang kamu gunakan.

1.      Struktur Alamat E-Mail

Alamat E-Mail terdiri dari dua bagian dengan tanda axon(@). Alamat E-Mail memiliki struktur pokok yaitu nama_pengguna@nama_domain. Berikut penjelasannya:

Ø  Nama_pengguna: identitas pemilik alamt e-mail (account, login name, user ID). Dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname atau nomor. User name juga menjadi nama bagi e-mail box yang dimiliki seorang di sebuah server e-mail.

Ø  Axon(@) dibaca at

Ø  Nam_domain: menunjukkan identitas server e-mail di user e-mail box atau alamat penyedia fasilitas e-mail. Contoh: naskah@putranugraha.com & naskah@gmail.com

2.      Jenis – jenis E-Mail

Ada dua jenis e-mail, yaitu POP Mail (SMTP/POP3) dan e-mail berbasis web (Webmail). Kedua e-mail ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing.

a.      POP Mail (SMTP POP3)

E_Mail yang diterima melalui Internet Service Provider (ISP). Kelebihannya adalah kemempuan untuk dibaca offline  (kondisi tidak tersambung ke internet). Salah satu kelemahan POP Mail adalah kita tidak dapat mengakses e-mail dengan sembarang computer.

b.      E-Mail berbasis Web (Webmail)

Merupakan e-mail yang ditawarkan secara gratis oleh website – website penyedia jasa layanan e-mail seperti Yahoo, Hotmail, Gmail, dll. Kelemahan e-mail jenis ini antara lain harus selalu terhubung ke internet. Sedangkan kelebihannya adalah tidak memerlukan software mail client sehingga dapat diakses dari mana saja, menggunakan browser apapun atau ISP manapun.

3.      Membuat atau Mendaftar E-Mail

Langkah – langkah membuat e-mail di Gmail:

a.      Buka browser yang ada di computer dan ketikkan www.gmail.com pada Address bar. Halaman awal website Gmail akan terbuka.

b.      Setelah itu, klik tombol CREATE NEW ACCOUNT yang berada di pojok kanan atas

c.       Kemudian masukkan identitas kamu pada formulir pendaftaran dengan lengkap

d.      Isilah kotak isian Name dan User Name sesuai dengan identitasmu

e.      Setelah selesai melakukan isian, klik tombol Next Step.

4.      Membuka E-Mail

a.      Masuklah ke halaman situs internet penyedia e-mail (dalam hal ini www.gmail.com) sehingga akan terbuka halaman sign in ke e-mail

b.      Ketikkan Username dan Password e-mailmu

c.       Klik tombol Sign in dan e-mailmu akan terbuka

5.      Menulis dan Mengirim E-Mail

a.      Bila kamu belum login ke e-mail account, kamu harus login terlebih dahulu

b.      Setelah e-mail terbuka, klik Compose Mail. Halaman web untuk menulis suraat akan ditampilkan

c.       Ketikkan alamat e-mail penerima dan subjek/judul dari e-mail yang akan kamu kirim. Kemudian ketikkan isi e-mail

Keterangan:

Ø  To: diisi alamat e-mail tujuan. Dapat juga mengirim lebih dari satu alamt e-mail yang dipisah dengan tanda koma(,).

Ø  CC (Copy Carbon): diisi dengan alamat e-mail dari orang yang perlu menerima tembusan e-mail yang dikirim. Daftara alamat e-mail ini akan muncul, sehingga penerima tahu siapa saja yang menerima e-mail tersebut. Kolom ini dapat dikosongkan.

Ø  BCC (Blind Copy Carbon): diisi dengan alamat e-mail dari orang yang perlu menerima tembusan e-mail yang dikirim, namun alamat e-mail tidak ditampilkan sehingga penerima tidak tahu siapa saja yang menerima e-mail tersebut. Kolom ini dapat dikosongkan.

Ø  Subject: diisi dengan judul, maksud, atau tema surat yang dikirim.

d.      Setelah mengetik e-mail, klik tombol Send untuk mulai mengirimnya.

e.      Bila pengiriman e-mail sukses dilakukan, akan ditampilkan pesan bahwa e-mail sudah dikirim.

6.      Mengirim File Melalui E-Mail

a.      Klik Compose Mail, halaman untuk menuliskan e-mail akan ditampilkan

b.      Isikan alamat e-mail penerima dan subjek e-mail

c.       Klik tombol Browse yang berada pada kotak Attachment sehingga ditampilkan kotak dialog File Upload untuk memasukkan file.

d.      Pilih file yang akan dikirimkan dengan cara klik File, kemudian klik tombol Open. Pada kotak Attachment, akan muncul tampilan proses memasukkan file.

e.      Setelah selesai memasukkan file, ketikkan isi e-mail, dan klik tombol Send untuk mengirimkan e-mail beserta dengan file attachment-nya.

f.        Tunggulah sampai muncul pesan konfirmasi keberhasilan pengiriman e-mail.

7.      Membuka File Attachment

a.      Bukalah e-mail yang mempunyai file attachment. Halaman web untuk e-mail yang dibuka akan ditampilkan.

b.      Untuk mengambil file attachment, klik tulisan Scan and download yang ada di samping gambar. Pada layar monitor akan muncul kotak dialog.

c.       Tandai pada pilihan Save file untuk menyimpan file ke computer. Kemudian klik OK sehingga akan terlihat proses download.

d.      Kamu dapat melihat file yang tadi kamu download dengan klik kanan pada nama file, kemudian pilih Open Containing Folder.

e.      Lokasi tempat file tersebut disimpan akan ditampilkan. Klik pada nama file untuk membukanya.

8.      Menghapus Pesan

a.      Lakukan login atau sign in pada alamat e-mail, lalu klik Inbox sehingga daftar e-mail yang masuk akan terihat.

b.      Tandai nama – nama e-mail yang akan dihapus dengan cara klik pada kotak kecil di sebelah kiri pengiriman e-mail sehingga ditandai ceklist/centang. Apabila ingin memilih semua e-mail di halaman itu, cantangilah semua kotak kecil tersebut.

c.       Setelah nama – nama e-mail ditandai dengan ceklist, klik tombol Delete untuk menghapusnya sehingga e-mail tersebut akan terhapus dari kotak surat.

9.      Keluar dari E-Mail

Setelah selesai memeriksa, membaca, atau mengirim e-mail, akhiri proses dengan keluar atau log out dari e-mail tersebut. Caranya dengan klik tombol Sign Out yang ada di sudut kanan atas jendela e-mail Gmail sehingga akan keluar dari Gmail.